“Nihil novo sub sole”. Trabajar en equipo ha sido necesario siempre, y siempre lo será. Necesitamos trabajar juntos y con otros para realizar nuestros proyectos importantes, grandes o menos grandes. Lo esencial del trabajo en equipo no cambia con el tiempo. Lo que cambia son las herramientas y tecnologías que facilitan y agilizan el trabajo en equipo. Los principios básicos y esenciales para que un equipo trabaje de forma eficiente en un proyecto empresarial son los mismos en una gran empresa y en una pyme: una clara definición de los objetivos y de los trabajos, una organización funcional, y una buena coordinación, información, comunicación y control.
Un ejemplo de un proyecto de hace 30 años:
En el año 1981 Petronor inició en su refinería uno de los proyectos de inversión más importantes de su historia: el Proyecto de Conversión (transformación de los productos pesados en productos ligeros), también llamado Proyecto FCC (Fluid Catalytic Cracking), nombrado según la unidad central del proyecto.
Su objetivo era adaptar la estructura de la producción de la refinería a la estructura de la demanda del mercado de productos y tener una flexibilidad de procesar diferentes tipos de petróleo crudo. La mayoría de los crudos tienen una alta proporción de fuelóleo (30%-60%) lo cual hace que la distribución natural de los productos obtenidos del petróleo se aleje de la estructura de la demanda del mercado en la que predominan los productos ligeros (sobre todo gasolina y gasóleo) sobre los pesados (fuelóleo).
El proyecto incluía varias unidades de proceso (Ref.1): destilación a vacío; FCC; “endulzamiento” MEROX de gases licuados – GLP -, y de gasolina de FCC; una viscorreductora; desulfuradora de gasóleo pesado; planta de hidrógeno; unidad “dúplex” de recuperación (unidad de aminas) y de producción de azufre. Y las instalaciones de servicios y auxiliares.
(La Refinería de Petronor en 1993 - Con triángulos negros las unidades del Proyecto de Conversión - Ref.1)
Estas instalaciones se terminaron y se pusieron en servicio en 1985, pero fueron complementadas en años subsiguientes por unidades adicionales para mejorar la calidad de los productos y para aumentar el valor añadido de la producción tales como: la unidad de mejora de calidad de disolventes (1986); instalaciones de preparación y expedición de asfaltos (1986); unidad MTBE - Metil-terButil-Eter (un producto químico de alto octanaje para la gasolina)(1986); unidad de mejora de calidad de butano (1988); endulzamiento Merox de queroseno (1989); unidad de alquilación (para producción de alquilato, otro producto de alto octanaje de la gasolina)(1993). Estas unidades eran necesarias porque era una época de cambios fuertes en la calidad de los combustibles de automoción, en particular de la gasolina, para cumplir con nuevas y más fuertes exigencias medio ambientales, de salud e higiene, y de calidad técnica. Es que a partir de 1993 se prohibieron por completo los aditivos de plomo de las gasolinas, que antes eran los principales aditivos para aumentar el octanaje, y que por este motivo tuvieron que ser sustituidos por los citados productos de alto número de octano. (Ref.2)
Hoy el coste de un proyecto de este alcance sería de un orden de magnitud cercano al coste del último proyecto de Reducción de Resíduos (Planta de Coque) de Petronor, que ronda los 1000 millones de euros.
En la realización del Proyecto de Conversión intervinieron varias grandes empresas de tecnología (Kellogg, Universal Oil Products - UOP, el Instituto Francés del Petróleo - IFP, Foster Wheeler – FW, el Instituto Mexicano del Petróleo - IMP) y de ingeniería (Foster Wheeler Iberia - FWI, Técnicas Reunidas - TR, y SENER), además de las empresas contratadas para la construcción.
Para la supervisión del proyecto Petronor creó un equipo de dirección multidisciplinar de una treintena personas, la mayoría profesionales altamente cualificados trabajando exclusivamente en el proyecto. Esto requería una fuerte reorganización en la empresa para poder seguir con su actividad normal, al haber sacado estas personas de diferentes departamentos clave de Petronor. Participaban también en el equipo algunos profesionales de Petróleos Mexicanos - PEMEX, empresa que entonces era un importante socio de Petronor.
Era necesario formar un equipo de estas características, porque un proyecto de esta envergadura y complejidad necesitaba de una eficiente y ágil coordinación interna, y externa con los varios departamentos de la propia empresa y con las diferentes empresas contratadas. El equipo de Petronor tenía que asumir la supervisión, coordinación, seguimiento y control del cumplimiento de los contratos de servicios, de asistencia técnica, de licencias de tecnología y de garantías de procesos, de ingeniería básica y de detalle, de compras de equipos e instrumentación, materiales, productos y catalizadores, y de la preparación de terrenos y de la construcción, así como vigilar el cumplimiento los aspectos legales, medioambientales, de seguridad, etc., hasta que se terminaron las pruebas después de la puesta en servicio de las nuevas unidades.
Para el funcionamiento eficiente del equipo se redactó un “Procedimiento de Coordinación Interior del Proyecto de Conversión” de casi 50 páginas, con el fin de conseguir los objetivos del equipo definidos en el mismo documento: “impulsar, supervisar y controlar la ejecución del proyecto en las mejores condiciones de calidad, costo y plazo de ejecución”.
Teniendo en cuenta las características del proyecto, se confeccionó un organigrama con varios grupos de personas según sus diferentes especialidades y funciones en el proyecto:
- Un grupo responsable de la coordinación y control del proyecto.
- Ingenieros de proyecto, divididos en dos grupos: uno que se ocupaba de las unidades de proceso y otro de las unidades de servicios y auxiliares.
- Ingenieros de procesos y sistemas, (incluido operación y medio ambiente).
- Ingenieros especialistas: en obra civil, equipos mecánicos, electricidad, intercambio de calor, recipientes, instrumentación, tuberías, metalúrgia, etc.
- Un ingeniero de supervisión de la construcción
- Personal de compras y de servicios administrativos (con dependencia orgánica del Director Financiero de Petronor)
- Personal auxiliar: secretarias y personal para la distribución y archivo de la correspondencia y de la documentación del proyecto.
Se definieron los distintos niveles de responsabilidad para las aprobaciones técnicas y económicas (contratación, facturación). Y se fijaron criterios y reglas de disponibilidad de las personas, de agilidad, capacidad de decisión, de comunicación y de coordinación. También las condiciones del personal desplazado con o sin su familia durante 3 o más meses seguidos, tales como las dietas, viajes, permisos, dedicación y horarios, vacaciones. Un grupo de profesionales del equipo estuvo desplazado durante un periodo más de un año en Madrid, para trabajar estrechamente con las ingenierías que tenían sus oficinas principales allí.
Había un núcleo fijo de personas que participaban durante todo el proyecto, y otras durante un tiempo limitado en función de la fase en la que estaba el proyecto. (Diseño, ingeniería, construcción y puesta en servicio de las unidades del proyecto).
Entre las exigencias y necesidades esenciales de un equipo de este alcance destacan una adecuada y ordenada información, documentación y archivo, comunicación (interior y exterior) y coordinación, teniendo en cuenta la confidencialidad exigida y el riesgo económico. Pueden existir "imprevisibles" en un proyecto, pero no es lo mismo que los "imprevistos" (los que se podían haber previsto) que deben ser reducidos al mínimo para que no se nos dispare el presupuesto. Para asegurar un adecuado desarrollo, se establecieron los correspondientes procedimientos de funcionamiento detallados a seguir y formatos a aplicar para la documentación, notas de reunión, correspondencia interna y externa, archivo, etc. De una manera funcional, evitando una burocracia innecesaria. Para ser eficiente hay que trabajar con orden.
¿Cuál sería hoy la organización y funcionamiento de un equipo para un proyecto con un alcance parecido? No sería esencialmente diferente porque se necesitarían realizar y cubrir las mismas funciones. El "qué", el "por qué", el "por quién", etc., son aspectos que en el fondo no cambian o cambian poco. Lo que cambia o puede cambiar mucho son lo que tiene que ver con el "cómo", el "con qué", el "dónde"… Lo que ha cambiado son los medios, la localización y el espacio físico, y las herramientas de información, comunicación, documentación y archivo de los que hoy disponemos.
En los años 80 se empezó a desarrollar el Internet pero su uso generalizado despegó realmente a partir de los años 90 paralelamente al desarrollo de los ordenadores personales. En la época del proyecto, los instrumentos de comunicación externos eran el correo, el telegrama, el fax y el teléfono, y reuniones presenciales. Para el archivo de la información y documentación se usaba, aparte del físico, el ordenador de la empresa. Hasta el principio de los 80 el grupo de informática en Petronor dependía del Departamento de Servicios Técnicos porque las aplicaciones eran esencialmente técnicas. Pero con la utilización generalizada de los ordenadores personales conectados a internet y a la intrared de la empresa, así como la informatización de la administración económica y de la gestión del personal, el grupo de informática pasó a ser un departamento dependiendo de la dirección de la empresa.
Hoy disponemos de las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación: el smartphone, el correo electrónico, los “chats” (conversaciones online), la videoconferencia (ej. Skype), vídeos online (You Tube), los grupos o foros en Internet (ej. Google Groups), almacenamiento de documentos en la “nube” (Google Drive, One Drive, Dropbox, iCloud). Lo de la "nube" es una manera de hablar, porque en realidad los documentos se almacenan en un servidor de computadoras físicas (“hardware”) en tierra, de enorme capacidad, que puede estar en otro país, y con los que se comunica a través de una plataforma en internet.
(Videoconferencias grupales con Skype)
Existe hoy en día también el Coworking, el trabajo en grupo en espacios físicos que se alquilan, con conexión a internet (Coworking Spaces). Son especialmente interesantes y útiles para start-ups, microempresas y pymes.
Y aplicaciones como el MS Office, Powerpoint, MS Project (para gestión de proyectos), Google Apps, etc.
Para asegurar la máxima protección del archivo y manejo de información confidencial y reservada en la “nube", las empresas pueden preferir usar servidores propios, o contratar servidores comerciales que ofrecen garantías de seguridad y confianza.
Ref. 1 - “La Refinería de Petronor”, R.Aga (Petronor) y T.Ubis (Petronor), Revista Ingeniería Química, Abril 1993
Ref. 2 - "Gasolinas: Nuevos requerimientos, nuevos componentes", José de Andrés (Repsol Petróleo, SA), Revista Ingeniería Química, Mayo 1993.
